De Gemeente Almere werkt nu ondertussen een jaar met de GREX software van TotalLink. Samen met Adjunct afdelingsmanager Aart Hendriks en strategisch planeconoom Guido Bos kijken we terug op deze vruchtbare samenwerking.
In gesprek met Aart Hendriks en Guido Bos
Wat is er veranderd sinds je TotalLink gebruikt?
TotalLink heeft enorm geholpen om onze projecten beheersbaar te houden. Je hebt snel je data en documentatie bij elkaar gevonden en je kunt deze op ieder niveau samenbrengen. Je kunt daarnaast achteraf precies zien hoe we op bepaalde zaken zijn gekomen, dit ligt nu gewoon vast in TotalLink over de jaren heen. Kort samengevat is alles betrouwbaarder en navolgbaarder geworden.
Wat is de impact hiervan op de planeconomen?
Als planeconomie afdeling moet je met een beperkte hoeveelheid mensen een grote klus klaren. We kunnen nu meer werk doen met dezelfde groep planeconomen. Er is minder handwerk en het werkt allemaal veel efficiënter. Je hebt als planeconoom meer tijd om bezig te zijn met de zaken waar je eigenlijk mee bezig wilt zijn. We kunnen ons bezig houden met de leukere dingen van ons vak in plaats van te lang bezig zijn met het verzamelen van gegevens uit verschillende bronnen en in het ergste geval cijfertjes overtypen van de ene spreadsheet naar de andere.
In hoeverre is TotalLink geschikt voor een grote gemeente als Almere?
Door de grote schaal waarin we werken, worden projecten opgedeeld in veel niveaus. In TotalLink kunnen we al deze niveaus kwijt en hierdoor hebben we sneller overzicht op hoofdlijnen en kunnen we waar nodig doorklikken naar de gedetailleerde onderbouwingen. Hierdoor houden we de projecten beheersbaar op ieder niveau, grip van het hoogste tot het laagste niveau.
Wat was de aanleiding voor de implementatie en hoe zag het beslissingsproces eruit?
Het systeem dat we hadden was niet meer geschikt om verder door te ontwikkelen en het was enkel een registrerend systeem. Om te komen tot een beslissing waar we als afdeling achter staan zijn we gestart met in beeld te brengen van de ‘need to have’s’ en ‘nice to have’s’ gekeken naar onze werkprocessen. Daarnaast zijn we op gesprek gegaan bij andere gemeentes om inspiratie op te doen. Dit hebben we bij elkaar gebracht in een praatplaat waarmee we het gesprek zijn aangegaan met diverse aanbieders van vergelijkbare software. Op deze wijze hadden we dus inzichtelijk gemaakt per systeem of we hiermee onze doelen konden bereiken die we voor ogen hadden en hebben we onze keuze gemaakt.
Wat waren voor jullie de doorslaggevende factoren hierin?
We vonden een Excel basis te sub-optimaal, dit is niet het model wat je moet gebruiken als je zo grootschalig werkt als dat wij doen. We zijn een van de grootste grondbedrijven van Nederland. Als grondbedrijf ben je onderdeel van de ruimtelijke keten binnen de gemeente. Als je echt dingen met elkaar wilt koppelen en optimaal samen wilt werken, moet je eenvoudig informatie uit kunnen wisselen met elkaar. Niet alleen met de financiële administratie, maar bijvoorbeeld ook in relatie tot de woningbouwaantallen in een woningbouwmonitor. Gegevens worden nu op een plek actueel in het systeem ingevoerd en kunnen vervolgens meteen door iedereen worden gebruikt ook buiten de afdeling planeconomie. Een belangrijk onderdeel daarbij is uniform werken, we hebben afscheid genomen van de verschillende lijstjes die overal werden bijgehouden. Een centraal systeem is betrouwbaarder en efficiënter.
Welke uitdagingen ben je tegengekomen in het implementatieproces?
We hebben best veel ambities, maar tegelijkertijd moet de winkel open blijven, je moet daarom steeds goed nadenken waar je je energie op wilt richten. Gelukkig hebben we de juiste mensen aan boord om deze ambities te realiseren. Ook de mensen van het projectteam van TotalLink hebben het traject goed begeleid.
De koppelingen en de ICT eromheen was uitdagend. De ICT afdeling was zeker niet onwillig, maar je hebt met vele spelers te maken en dat maakt het complex. Het was het meest uitdagend om daarin een pad te vinden en ook met het vinden van de juiste hulp daarbij. We vinden veel steun bij onze ICT adviseur, onze Business Information Manager (Michel Strijker) en het advies die TotalLink biedt bij de inrichting van de techniek en koppelingen. Gedurende dit traject is het vertrouwen tussen de partijen gegroeid, waardoor vervolgtrajecten eenvoudiger worden. We hebben nu sneller de juiste mensen aan tafel die het ook leuk vinden onderdeel uit te maken van een project wat na de nodige inspanning leidt tot een succesvolle implementatie.
Wat daarbij heeft geholpen is dat we als afdeling zelf de inhoudelijke kennis en kunde hebben om zaken te organiseren vanuit de organisatie i.s.m. Totallink. En met hapklare brokken kan ICT die ook onder de nodige werkdruk moet acteren toch op tijd leveren wat we nodig hebben.
We horen nog steeds verbazing vanuit de organisatie dat we het contract met Totallink in november 2022 hebben getekend, in december zijn gestart en in januari 2023 ons MPG hebben gemaakt in TotalLink.
In hoeverre werken mensen nu anders?
Er wordt centraal en meer gestructureerd gewerkt. Voorheen stond alles bij de planeconomen op hun eigen schijf. Als management moesten we vaak dingen navragen bij de planeconomen, nu zoeken we dit gewoon op in TotalLink. We hoeven minder te zoeken waardoor overleggen efficiënter zijn geworden. We werken nu van grof naar fijn, allemaal op dezelfde manier. Taken kunnen eenvoudiger worden overgenomen door collega’s en de doorlooptijden zijn korter geworden. Dit alles op een navolgbare wijze. De piekbelasting is daarbij verminderd voor onze planeconomen. Ook de integratie met het risicomanagement werkt veel sneller en efficiënter. We stellen eenmalig de parameters in van bijvoorbeeld de marktrisico’s en TotalLink rekent het voor ons uit, zonder tussenbewerking van de planeconoom. Ook de integratie van de plankostenscan is winst.
Hoe wordt de prestatie van de software gemeten?
Het werk wordt steeds complexer en we hebben daarbij eigenlijk geen extra mensen nodig, dat is gezien de huidige arbeidsmarkt de belangrijkste meting. We krijgen meer gedaan met dezelfde groep mensen. We kunnen met dezelfde mensen ook beter adviseren. De koppeling met de financiële administratie heeft ons ook veel tijdsbesparing opgeleverd. Het scheelt veel tikwerk. We zien direct de boekwaarden, de budgetten en overschrijdingen daarvan.
Welk advies zou je willen geven aan andere organisaties die overwegen een soortgelijke software te implementeren? Zal zijn er valkuilen die zij kunnen vermijden?
Doe vooraf goed je huiswerk zodat je weet wat je wilt en vind niet allemaal opnieuw het wiel uit. Probeer niet alles in één keer op te lossen. Doe het in stapjes.
Door de belangrijkste processen eerst aan te pakken en goed te doen, wek je vertrouwen bij de planeconomen, ICT en management, waardoor het vervolg gemakkelijker wordt. Mensen willen graag onderdeel uitmaken van een succesformule. Als je teveel hooi op je vork neemt ontstaat er reuring en dat geeft weerstand. Maak het dus niet te groot, maar blijf gezamenlijk gefocust op het einddoel.
Hoe wordt TotalLink beoordeeld op gebruiksvriendelijkheid door de mensen die er nu mee werken?
Het meest waardevolle compliment is dat de implementatie vrijwel zonder weerstand van de planeconomen verliep en juist een teamprestatie is geweest. Ook de snelheid waarmee de software werkt is voor ons een enorme verbetering. De betrouwbaarheid en de look and feel is fijn, als je het een keer gebruikt hebt, weet je hoe het werkt. TotalLink toont de informatie per onderwerp in tegels, Het is daardoor overzichtelijk en gebruiksvriendelijk, je hebt snel door waar je kan klikken.
Wat heb je gedaan in je stakeholders mee te krijgen?
Enthousiasme vasthouden en overtuigen van de meerwaarde: er gaat de komende 10 jaar bijna 2 miljard euro in om, het is echt een proces wat belangrijk is!
Meer weten over de grondexploitatie software van TotalLink? Lees meer of neem direct contact op voor een vrijblijvende demo. We vertellen u graag meer over de mogelijkheden.
Het meest waardevolle compliment is dat de implementatie vrijwel zonder weerstand van de planeconomen verliep en juist een teamprestatie is geweest.
