“Alle lijsten de deur uit! Eén systeem, altijd up-to-date. We komen eindelijk toe aan ons echte werk!”
De stad Haarlem is altijd in beweging. Verbeteringen en onderhoud aan bruggen, plantsoenen, straten, rioleringen en vele andere zaken worden dagelijks, jaar in jaar uit, onder de regie van de gemeente Haarlem gerealiseerd.
De medewerkers van de Gemeente Haarlem zijn steeds drukdoende om deze onderhoudswerkzaamheden allemaal in goede banen te leiden. Denk hierbij aan projectleiders, technische adviseurs, procesmanagers en vele anderen. Daarnaast huurt de gemeente aannemers in voor de uitvoering van de werkzaamheden.
Hiervoor dient de gemeente te weten welke projecten er op de korte en de lange termijn worden uitgevoerd. Daarnaast moet bekend zijn welke personen dit gaan begeleiden en in hoeverre dit past binnen het gestelde budget.
Met de opgegeven kostenkengetallen van de ingrepen worden door TotalLink de budgetten omgerekend naar begeleidingskosten (VAT/VTU) en aanneemsom. Vervolgens berekent TotalLink Civiele werken de uren van de benodigde deskundigen.
De geplande ingrepen zijn samengevoegd tot projecten en in de applicatie Geovisia geografisch vastgelegd. TotalLink leest deze projecten in tezamen met de aanneemsom.
Op basis van de uitgangspunten wordt berekend hoeveel uren er per discipline en per afdeling voor de komende jaren nodig zijn. Daarnaast raamt TotalLink de kosten van de projecten voor de komende jaren.
Deze ramingen worden doorgegeven naar de financiële administratie zodat deze na goedkeuring van het bestuur als budgetten in de financiële administratie opgenomen worden. Zodra de projecten in uitvoering zijn, monitort TotalLink de projecten door steeds de werkelijk gemaakte projectkosten te vergelijken met de geraamde kosten. De resultaten hiervan worden gerapporteerd aan de financiële project specialisten.
``Voorheen hadden we vijf Excellijsten waarin we de administratie rondom de onderhoudsprojecten bijhielden. Dit kostte erg veel tijd om deze up-to-date en eenduidig te houden. De lijsten spraken elkaar vaak tegen. De juiste projectenlijst was bijvoorbeeld moeilijk aan te wijzen. Nu hebben we één systeem, één bron binnen een uniforme administratie waaruit ieder zijn informatie op kan vragen. We komen nu toe aan ons échte werk!``
Meer weten? neem dan contact met ons op.