TotalLink contract- en vastgoedbeheer bij Leisurelands
In gesprek met Mark Heuvelink (manager financiën en bedrijfsvoering bij Leisurelands)
In dit interview delen we het verhaal van Leisurelands: een organisatie die verantwoordelijk is voor het beheer van 19 prachtige recreatiegebieden in Gelderland. Deze gebieden hebben een scala aan recreatieve mogelijkheden, waaronder zwemwater, stranden, speeltoestellen etc. Daarnaast exploiteren verschillende ondernemers op de recreatiegebieden paviljoens, avonturenparken, wellnesscentra, golfbanen etc.. Naast al deze diverse ondernemingen worden er op de recreatiegebieden van Leisurelands ook diverse evenementen georganiseerd, zoals hardloopwedstrijden, festivals, en de nieuwjaarsduik.
Leisurelands verpacht en verhuurt voornamelijk gronden. Om hun activiteiten efficiënt te beheren heeft Leisurelands gekozen voor de software van TotalLink. Samen met Mark Heuvelink (manager financiën en bedrijfsvoering bij Leisurelands) bespreken we hoe de TotalLink software wordt gebruikt in hun organisatie.
Hoe zijn jullie in contact gekomen met TotalLink?
We gebruikten al zo’n 20 jaar een CRM-systeem, aangevuld met verschillende Excel-lijstjes. We waren op zoek naar een nieuw CRM- en contractensysteem. Na een uitgebreide selectieprocedure, waarin we verschillende leveranciers bezochten en met gebruikers spraken, bleek TotalLink de beste keuze. Niet alleen vanwege hun software, maar ook vanwege de pragmatische en kleinschalige aanpak van de organisatie, waarmee we ons goed konden identificeren.
Wat miste je bij grotere organisaties?
Bij grotere organisaties voelden we ons vaak niet gehoord en maatwerk n.a.v. onze eisen en wensen bleek vaak niet mogelijk. TotalLink daarentegen bood directe en persoonlijke service, met korte communicatielijnen en een mentaliteit van meedenken en snel schakelen.
Wat was de aanleiding om TotalLink software te gaan gebruiken?
Met onze groeiende organisatie werd het steeds moeilijker om al onze contracten goed in beeld te houden en juist te factureren. Onze werkwijze was niet langer schaalbaar en werd foutgevoelig. TotalLink bood de oplossing die we nodig hadden.
Hoe sluit TotalLink aan op jullie specifieke werkprocessen?
TotalLink ondersteunt ons in CRM, contractbeheer en facturering. Ongeveer 80% van onze omzet loopt via TotalLink, vooral door de verpachting en verhuur van grond. We hebben ook modules toegevoegd voor eigendommen en percelen, waardoor onze processen nog beter aansluiten bij onze behoeften.
``De software is zeer flexibel en gebruiksvriendelijk. De automatisering van processen zoals contractbeheer bespaart ons veel tijd. ``
Hoe verliep de implementatie en welke uitdagingen kwamen jullie tegen?
De implementatie verliep soepel dankzij de open communicatie met TotalLink. We bespraken onze wensen en eisen en de mogelijkheden en onmogelijkheden duidelijk en stap voor stap. Het was prettig om te kunnen praten met iemand die echt begreep wat we nodig hadden. Dit zorgde voor de beste uitkomsten.
Wat zijn de sterke en zwakke punten van TotalLink?
De software is zeer flexibel en gebruiksvriendelijk. De automatisering van processen zoals contractbeheer bespaart ons veel tijd. Een klein minpunt is dat de rapportagetool wat meer kennis vereist om optimaal te benutten, maar de interface is verder intuïtief en makkelijk te gebruiken. Ondanks dat TotalLink een kleinere organisatie is, zien we dit niet als een risico voor de continuïteit.
Wat zijn de voordelen van de contractenmodule van TotalLink?
Met TotalLink hebben we alles op één centrale plek, wat zorgt voor efficiëntie en minder handmatig werk. Dit verlaagt de kans op fouten aanzienlijk.
Hoe beoordelen jullie de gebruiksvriendelijkheid en integratie van TotalLink?
TotalLink integreert naadloos met onze bestaande IT-structuur, waaronder de financiële administratie en Office 365. De automatische koppeling met Office 365 en Exact via een API maakt documentbewerking eenvoudig en efficiënt.
``Hoewel we geen specifieke ROI hebben gemeten, is de kwaliteit van ons werk aanzienlijk verbeterd. De kans op fouten is verkleind en het factureren gaat sneller, wat leidt tot een betere dienstverlening aan onze klanten.``
Hoe was de feedback van de eindgebruikers?
Er was geen weerstand tegen de nieuwe software, eerder tegen de oude situatie. Het was duidelijk dat verandering noodzakelijk was en TotalLink bood de juiste oplossing. We blijven continu in gesprek met onze collega’s en met TotalLink om verbeteringen te identificeren en te implementeren.
Wat zijn de meetbare resultaten van het gebruik van TotalLink?
Hoewel we geen specifieke ROI hebben gemeten, is de kwaliteit van ons werk aanzienlijk verbeterd. De kans op fouten is verkleind en het factureren gaat sneller, wat leidt tot een betere dienstverlening aan onze klanten. We hebben meer overzicht over onze eigendommen (onroerende zaken) en het meerjarenonderhoud. Met TotalLink kunnen we (groot) onderhoud nu beter plannen voor de toekomst.
Welke taken zijn vereenvoudigd door TotalLink?
Handmatige taken zoals indexatie zijn geautomatiseerd (ondanks de verschillende indexcijfers die gehanteerd worden), wat het proces eenvoudiger en minder foutgevoelig maakt. Documenten hoeven niet langer op meerdere plaatsen te worden opgeslagen en kunnen digitaal verzonden worden, wat ons werk efficiënter maakt.
Wat zijn de huidige uitdagingen en kansen met TotalLink?
Op dit moment voorzien we geen grote veranderingen. We blijven TotalLink gebruiken voor wat het ons biedt: stabiliteit en efficiëntie in onze processen.
Welk advies zou je geven aan andere bedrijven die TotalLink overwegen?
TotalLink is zeker een aanrader maar kies niet voor één leverancier zonder te vergelijken. Het is belangrijk dat de leverancier qua omvang, cultuur en aanpak goed bij je organisatie past.